こんにちは。こらぼ大森協働支援スタッフの新居彩子です。
「協働の広場」を更新しました！
事業を運営している方々にとっては、目が回るほど忙しい時期です。
年度末は、1年間の事業を振り返って様々な報告書の作成に追われたり、
決算の準備をしたりするだけでなく、
来年度の事業準備や資金調達なども同時にしなければなりません。
事務方にとっては、膨大な事務作業を処理しなければならない大変ツライ季節なのです。
中でも特に面倒なのが「報告書」の作成です。
助成金や補助金を受けて実施した事業の報告書、
資金提供者への活動報告書、理事や会員向けの事業報告書など、
それぞれの相手に合わせて作成すると、膨大な作業量になります。
ところが、それらの報告書は、
さっと目を通しただけであまり活用されていないのではないでしょうか？
これでは割りが合いません！！
時間と労力をかけて作成するのですから、
作業量の分、しっかり活用できるようにしたいものです。
◆「提出するだけ」から、「欲しくなる」報告書へ
せっかく作成する報告書ですから、ただ報告するだけじゃもったいない！
自分たちが1年間一生懸命取り組んだ事業の実績や結果、効果などをまとめた報告書は、
現場の創意工夫や事業を成功に導くコツ、実施後の効果などの貴重な情報が満載です。
見せ方によっては、同じテーマに取り組む人へのテキストやデータ集になったり、
実際の活動現場を伝える写真集になったり、視察に来る人へ販売する事業案内になったり、
報告書には実に多様な使い道があるのです。
では、他人が欲しくなる、読みたくなる報告書の中身は何でしょうか？
自分が事業を始める時に、調べることを考えてみれば分かります。
これからやる事業がうまくいくように、インターネットで情報を検索したり、
経験者や同じ分野の団体などに直接話しを聞きにいらっしゃる方もおられると思います。
【欲しい情報】
・事業のヒント･･･失敗したときの対処法、成功した秘訣、実践で使えるマニュアル
・書式など・集計データ･･･継続的なデータ、様々な項目に分かれたデータ、独自の分析結果など
・事例紹介･･･現場の写真、受益者のコメントなど
◆「売れる」報告書だって作れる！
このように報告書の活用法を考えていくと、いろいろな報告の形が考えられます。
・助成金などの事業報告書 → 同じ課題に取り組む人の「テキスト」にする
・理事会などの年次報告書 → 毎年発行する「白書」や「団体事業案内」にする
・依頼された調査の報告書 → 原因や背景を探り、対策を提案する「提言」や「データ集」にする
締切間際にバタバタと慌てて作成していた人も、
他の団体にも活かしてもらえる報告書にすると思えば、
おのずと作成の準備も事前にできてきます。
報告書ひとつで団体の賛同者や協力者、資金や寄付金を少しでも集められれば、
作成にかける時間や労力も担当者のモチベーションも、
次年度に繋がる大きな財産へと変えることができるでしょう。
たかが報告書、されど報告書。
活かすも殺すも自分たち次第ですよ！
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大田区区民活動支援施設大森
「こらぼ大森」情報交流室Ⅰ 03-5753-6560
